FHP ist eine wertschöpfungsübergreifende Kooperationsplattform. Sie umfasst die Forstwirtschaft, Holzindustrie, Papier- und Zellstoffindustrie. Unsere Aufgabe ist es, die wirtschaftlichen Aktivitäten der Mitglieder durch Mitgestaltung von Rahmenbedingungen in Österreich und auch auf europäischer Ebene bestmöglich zu fördern.
Gesucht wird: ASSISTENZ – SEKRETARIAT FHP
Ihre Aufgaben:
- Allgemeinen Sekretariats- und Büroarbeiten:
- Büroorganisation (inkl. Büromaterial)
- „first-level-support“: Entgegennahme von Anfragen; Erteilung von Auskünften; eigenständige Recherche zu den Anfragen; Erstellung bzw. Mithilfe bei der Aufbereitung und Weiterleitung von Informationsmaterial; Abwesenheitsvertretung;
- Eingangs- und Ausgangspost (inkl. Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage)
- Adressverwaltung, Wartung von Verteilern etc. (personelle Besetzung FHP, Prüfung bestehender, Erfassung und Wartung aller relevanten Kontaktdaten)
- Eigenständige Bearbeitung diverser Geschäftsfälle; Erstellung von Schriftstücken, Korrespondenz (Serienbriefe)
- Einfache Wartung der Bürogeräte
- Organisation aller benötigten Büromaterialien
- Organisatorische Unterstützung bei Sitzungen/Veranstaltungen:
- Vorbereitung und Abstimmung von Terminen, Onlinesitzungen, Raumreservierungen, Einladung der Teilnehmer, Sitzungsbetreuung (Aufbereitung der Unterlagen), Organisation der Verpflegung der Teilnehmer
- Erstellung / Ergänzung von Präsentationen in Vorbereitung von Sitzungen und Vorträgen (Themenrecherche, Einholung von Auskünften)
- Abwicklung von Veranstaltungen wie z.B. Österreichische Holzgespräche, Netzwerktreffen, usw.
- Rechnungswesen:
- Unterstützung Rechnungsabwicklung: Kopien, Weiterleitung (Austropapier / FVHI), Ablage, Betreuung Eingangs- und Ausgangsrechnungen (inkl. Erfassung im PC-System);
- Broschüren-Management / Lagerverwaltung:
- Annahme der Bestellungen und Weiterleitung an WKÖ Service GmbH
- Kontakt mit WKÖ Service GmbH (FHP-Broschüren)
- Hilfe bei der Organisation der Produktion neuer Druckwerke
- Aussendungen neuer Druckwerke an FHP-Partner und Kunden (Belegexemplare); Dankesschreiben an Sponsoren
- Verwaltung aktueller Verteiler für Aussendungen an FHP-Partner und Kunden sowie Mitglieder der Arbeitsgruppen
- Laufende Information hinsichtlich Arbeits- und Abwicklungsfortschritte der Broschüren an zuständigen AK (AG)
- Spezifische Aufgaben für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:
- Redaktionelle Aufbereitung des FHP- Halbjahresberichts
- Einfache Website-Wartung
- Aktualisierung / Weiterentwicklung Medienverteiler (FHP)
- Korrespondenz mit diversen PressereferentInnen
- Versand von Informationsmaterial
- Mithilfe bei der Erstellung und Lektorat von Unterlagen
- Unterstützung beim Versand und bei der Erstellung von Mailings (z.B. Newsletter)
- Verwaltung Fotoarchiv
Ihr Profil:
- Kaufmännische Ausbildung im Bereich Office Management oder Vergleichbares
- Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort, Schrift und am Telefon
- Sehr gute EDV-Anwender-Kenntnisse (MS-Office: Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access)
- Organisationstalent und Kreativität
- Sicheres, seriöses und kompetentes Auftreten
Ihre persönlichen Fähigkeiten
- Flexible, selbständige und loyale Persönlichkeit, freundliches und verbindliches Auftreten
- Verlässlichkeit
- Engagement, Teamfähigkeit und gute Umgangsformen
- Verantwortungsbewusstsein
- Selbständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Genauigkeit und ein hohes Maß an Engagement und Eigeninitiative
- Mehrleistungsbereitschaft und Belastbarkeit
- Kenntnisse über die Branche von Vorteil
Wir bieten:
- Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position
- Sehr gutes Betriebsklima in einem motivierten Team
- Aus- und Weiterbildung
- Essenszuschuss
- Die ausgeschriebene Stelle bieten wir als Teilzeitanstellung (30 Wochenstunden) oder Vollzeitanstellung (38 Wochenstunden) bei einem Bruttomonatsgehalt von mindestens 2.700 Euro auf Vollzeitbasis (38 Wochenstunden ohne All-In-Vertrag).
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis spätestens 14. Juni 2024 per Mail an:
FHP-Kooperationsplattform Forst Holz Papier
z.Hd. DI Patrick Lenhard
Marxergasse 2/4, 1030 Wien
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
www.forstholzpapier.at
